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发布日期: 2019-05-27 17:12

赣档字   8号

 

各设区市档案局、档案馆,省直有关单位:

根据省委办公厅、省政府办公厅《关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的通知》(赣厅电〔202025号)和省新冠肺炎疫情防控应急指挥部办公室、省档案局《关于做好新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知》(赣新冠指办字2020〕27号)要求,结合国家和我省有关标准规范,省档案局、省档案馆在深入调研和听取相关方面意见建议的基础上,制定了《江西省新冠肺炎疫情防控文件材料整理技术规范》,现印发给你们,请认真遵照执行。

 

 

        江西省档案局          江西省档案馆

                             2020年4月29

 

 

 

 

 

 

江西省新冠肺炎疫情防控

文件材料整理技术规范

 

为规范我省新冠肺炎疫情防控文件材料整理工作,根据《关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的通知》关于做好新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知》要求,结合国家和我省有关标准,制定本技术规范

一、文书类文件材料的整理

文书类文件材料按照《归档文件整理规范》(DB36/T 380-2016)要求,以“件”为单位进行整理。具体整理步骤如下:

(一)分类

1.各级新冠肺炎疫情防控应急指挥部(以下简称“指挥部”)作为一个独立全宗,其形成的文书类文件材料采用“年度-机构(问题)-保管期限三级分类法年度-保管期限两级分类法进行分类。采用“年度-机构(问题)-保管期限”三级分类法的档号结构为: 全宗号-档案门类代码·-机构(问题)代码-保管期限代码-件号采用“年度-保管期限”两级分类法的档号结构为: 全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号

    2.各新冠肺炎疫情防控相关单位形成的疫情防控文书类文件材料按照本单位文书类文件材料统一的分类方法进行分类。如: 本单位采用“年度-机构-保管期限”三级分类的,在选择“机构”类,可将其疫情防控文书类文件材料放入具体承办部门或综合部门。

    (二)组件

一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)分开独立成件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

 (三)排列

    1.件内文件排序。正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

     2.“件”与“件”之间的排列。在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。会议文件、统计报表信息、简报、情况反映等成套性文件应集中排列。

(四)装订

装订以“件”为单位进行,采用线装法装订,页数较少的,采取左上角一孔直角装订,文件较厚的,采取“三孔一线”装订,各地可根据级综合档案馆的要求采用符合档案保护要求的装订方法

(五)编号

1.编页号。每件文件排列、装订后,应以件为单位逐页编制页。凡有图文的页面,应在正面右下角背面左下角的空白位置编制页。文件材料已印制成册并编有页的,且拟编制页与文件原有页相同的,可以不重编页

2.编件号。在分类方案最低一级类目内逐件编件号。

(六)盖章

    1.制作归档章。归档章项目包括: 全宗号、年度、件号、机构(问题)、保管期限,页数等。其中,全宗号、年度、件号、保管期限、页数为必项,机构(问题)为选填项,格式如下:

 

全宗号

年度

件号

X270

2020

1

机构(问题)

保管期限

页数

物资保障类

永久

45

 

归档章式样及示例(单位: mm)

    2.盖章。归档章宜采用红色印泥,一般应加盖在文件首页上端居中的空白位置。如果领导批示或收文章占用了上述位置,可将归档章加盖在首页上端的其它空白位置。文件材料首页确无盖章位置,或属于重要文件材料须保持原貌的,可在文件首页前另附纸页加盖归档章。盖章时,归档章不得覆盖文件的图文字迹,也不得与收文章等交叉重叠

(七)编目

      归档文件目录由四部分构成: 归档文件目录封面、归档文件目录索引、归档文件目录、归档文件整理说明。归档文件目录采用A4 幅面,横向排列,设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目详见下图。

 

 

 

归档文件目录封面式样

 

                                             

                                         归档文件目录封面式样

归档文件目录索引

保管期限

机构(问题)

机构(问题)代码

起止件号

所在页数

备注







                                                  归档文件目录索引式样

                                                          保管期限:

   

序号

档号

文号

责任者

题名

日期

密级

页数

备注



















                                       归档文件目录式样

全宗号: 档案馆给指挥部的代号(以下同)

年度: 文件的形成年度(以下同)。

序号: 归档文件顺序号,按保管期限分别编制流水号

档号: 全宗号-WS·年度-机构(问题)代码-保管期限代码-件号。

文号: 文件的发文字号。没有文号的不用标识。

    责任者: 制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。多机关联合发文的,责任者3个(含)以下如实著录,3个以上只著录前3个,后加“等”,责任者之间用“,”隔开,立档单位本身是责任者的必须著录。

题名: 文件标题。没有题名题名不规范的,应自拟题名自拟题名外加方括号“[ ]”。

日期: 文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日如: 20200208(以下同)

密级: 按文件实际标注的密级情况填写。没有密级的不用标识以下同)

页数: 每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

保管期限:分为永久(Y)30 年(D30)10年(D10)(以下同)。

备注: 注释文件需说明的情况。

归档文件整理说明

 

分类方法


归档文件数量(件)

永久

30年

10年




 

    说明:

 

 

 

 

     整理人:                                     检查人:

            年   月   日                                 年  月  日

归档文件整理说明式样

   (八)装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒封面盒脊。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

档案盒外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等不同规格

档案盒封面应标全宗名称。盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号等必及机构(问题)、盒号等选项。

档案盒应采用337克以上无酸牛皮纸制作。

二、数码照片及录音录像文件材料的整理

(一)收集

归档的数码照片及录音录像文件应客观、系统反映主题内容,画面完整、端正,声音和影像清晰相同场景或内容的,应选其中一件影像清晰、人物端正、声音清楚、画面构图平衡的归档。归档格式: 数码照片为JPEG或TIFF;录音WAV、MP3、AAC等,音频采样率不低于44.1kHz;录像为MPG、MP4、FLV、AVI等,视频比特率不低于8Mbps。数码照片及录音录像文件应由相关摄录者提供详细的文字说明。

(二)整理

1.数码照片的整理

数码照片按照《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50-2014)进行整理。

(1)分类和排列。数码照片按照“年度-保管期限-照片组”进行分类,同一照片组内的照片按照形成时间进行排列。

2)命名。数码照片采用“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-照片组号-张号.扩展名”格式命名,如: X270-ZP·2020-Y-0001-0001.jpg。

3)著录。数码照片应至少著录以下项: 档号、照片组号、张号、组题名、照片题名、责任者、摄影者、日期、人物、地点、照片格式、工作活动描述、保管期限、参见号、全宗号、年度、开放状态。

档号: 全宗号-ZP·年度-保管期限代码-照片组号-张号。

照片组号: 为4位阿拉伯数字,同一年度内的组从“0001”开始顺序编号。

    张号: 为4位阿拉伯数字,同一组内数码照片从“0001”开始顺序编号。

组题名: 本组照片所共同反映的主要内容,同一组内的照片组题名著录内容相同

照片题名:单张照片反映的主要内容。

责任者: 照片的拍摄单位。

摄影者: 照片的拍摄人。

人物: 照片中记录的主要人物。

地点: 照片拍摄地点。

照片格式: 本张照片的计算机文件类型,如: JPEG、TIFF

工作活动描述: 工作活动的总体情况与主要内容,包括时间、地点、主题、重要人物、主要议程、成果等。同一组内的照片工作活动描述内容相同。

参见号: 与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号(以下同)

开放状态: 本张照片是否开放的标,开放为“Y”,不开放为“N”。

4)存储

    ①存储结构。按全宗号、档案门类代码、年度、保管期限代码、组号在存储设备中逐级建立并命名文件夹。

示例: EX270ZP‚0Y001X270-ZP·2020-Y-0001-0001.jpg

    ②存储内容。包括说明文件、数码照片目录、数码照片文件夹,其中,说明文件格式为txt,包含介质编号、介质套别、内容摘要、系统参数、介质参数、制作时间、制作人、检验人等内容。

介质编号: 构成规则为全宗号+介质代码+制作年度+档案类别代码+顺序号,如: X270G2020ZP001其中,G”为光盘代码(若采用移动磁盘为存储介质,其代码为Y”,以此类推)

介质套别: 不同介质套别的标识,封存A,提供利用B

内容摘要: 该介质存储档案的主要内容。

系统参数: 制作该介质的软硬件设备、主要参数等。如计算机型号、操作系统、刻录机型号、刻录软件、刻录速度等。

介质参数: 介质品牌、类型、容量等。

制作时间: 介质制作时间。

制作人: 介质制作人姓名。

检验人: 对上述各项操作进行验证的检验人姓名。

③存储载体。为了方便保存和移交,数码照片档案应脱机保存在耐久性好的载体上,推荐采用移动硬盘或一次写光盘,一式两套,一套封存,一套提供利用。每件载体应单装盒保存,并在介质的盒面、盒脊、介质载体上粘贴标识信息。标识信息包括: 介质编号、介质套别、全宗名称、内容摘要、制作时间、制作人、检验人、文件格式、运行环境等盒脊上标注介质编号。光盘盒面及盒脊标签样式如下图所示,移动硬盘标识可参照设计。


 

 介质编号、介质套别、全宗号、制作时间等应使用非溶剂基墨水的软性标签笔或光盘打印机标注在光盘标签面上。

    2.录音录像文件的整理

    录音录像文件按照《录音录像档案管理规范》(DA/T 78-2019)进行整理。

1)分类。按照“年度-保管期限”进行分类,以“件”为单位进行整理。

2)命名。采用“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号.扩展名”格式命名,如: X270-LY·2020-Y-001.mp3。

档案门类代码分为LY”(录音)、LX”(录像)

3)著录。录音录像文件应至少著录以下项目: 档号、题名、责任者、摄录者、摄录日期、时间长度、计算机文件大小、文件格式、年度、工作活动名称、工作活动描述、保管期限、密级、参见号、著录者。

档号: 全宗号-LYLX·年度-保管期限代码-件号。

题名: 揭示录音录像文件中心主题的标题或名称。

责任者: 对录音录像文件记录的内容负有责任的单位或个人名称。

摄录者: 录音录像文件的拍摄者或录制者及其工作单位名称。

    时间长度: 录音录像文件持续时间,以小时、分、秒为计量单位,著录格式为hh:mm:ss,如: 01:20:30。

    计算机文件大小: 录音录像电子文件的字节数。

文件格式: 录音录像文件的计算机文件类型,如: WAV、MP3、MPG、MP4等

    工作活动名称: 工作活动、重要会议、重大事件等的名称;同一项工作活动中形成的多件录音录像文件的著录内容相同。

    工作活动描述: 工作活动的主要内容,包括工作活动名称、起始日期、地点、主要人物、主要议程或过程、结果等;同一项工作活动中形成的多件录音录像文件的著录内容相同。

著录者: 对录音录像文件进行著录的责任人及其工作单位名称。

4)存储。参照数码照片整理中的存储要求。

三、实物材料的整理

(一)分类。实物材料按照“年度-保管期限”进行分类,以“件”为单位进行整理。

(二)命名。实物材料采用全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号”格式命名,如: X270-SW·2020-Y-001。

(三)整理。在实物上粘贴相关的归档章标签,平面实物粘贴在实物背面右上方,立体实物粘贴在实物底座。归档章格式如下:

全宗号

年度

保管期限

件号





 归档的实物应拍照留存,所拍照片纳入本单位数码照片档案管理,两者之间要建立准确、可靠的关联关系。      

(四)著录。实物材料应至少著录以下项目: 档号、件号、责任者、题名、日期、类别、材质、参见号、保管期限、全宗号、年度等。

档号: 全宗号-SW·年度-保管期限代码-件号。

件号: 归档实物的排列顺序号。

    责任者: 颁发实物的组织或个人。

题名: 实物材料的标题。题名不规范的,应自拟题名自拟题名外加方括号“[ ]”。

    类别: 实物材料的名称。如: 奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等。

材质: 实物的制成材料。如木质、铜质、铝合金、塑料等

四、网站网页文件的整理

网站网页文件按照《政府网站网页归档指南》(DA/T 80-2019)进行整理。

五、移交要求

(一)各新冠肺炎疫情防控相关单位制发的疫情防控文件材料、收到的本系统上级部门制发的疫情防控文件材料、下级单位报送的重大专题报告等应一式两份进行收集,一份于疫情结束后1个月内完成初步整理(完成文件鉴定、组件、页和简要目录编制)后交同级指挥部办公室,一份与其它应归档的文件材料一起,于次年6月底前向本单位档案部门归档。收文或重要的文件处理单只有一份原件时,可将复印件加盖本单位公章后交同级指挥部办公室,原件交本单位档案部门归档。数码照片、录音录像材料等应按照相关整理要求著录好时间、地点、人物、事由、摄影者等要素后交同级指挥部办公室。

(二)各级指挥部办公室应对本机构(含疫情防控相关单位)形成的文件材料进行规范整理,在机构撤销后3个月内,将疫情防控档案连同指挥部全宗介绍一并向同级综合档案馆移交

 


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